หยุดฆ่าการนำเสนอ PowerPoint ที่ผิดพลาดด้วย 4 เทคนิคง่ายๆ

ผมเชื่อว่าคุณต้องเคยผ่านประสบการในการนั่งฟังบรรยายผ่าน Presentation ด้วย Powerpint ที่สุดแสนจะน่าเบื่อมาบ้างแล้ว แต่เคยไหมครับที่นอกจากผู้บรรยายจะไม่เก่งแล้ว ยังจัดทำไฟล์ Powerpoint มาได้แย่ซะจนอยากออกไปโดดน้ำตายกันเลย แถมยังไม่เตรียมพร้อม และต้องมานั่งแก้ปัญหาในการนำเสนออย่างสุดแสนจะเซ็ง และเบื้องหลังความผิดพลาดที่ว่าทำให้ผมมีเทคนิคที่คุณควรนำไปใช้หากคุณต้องเป็นผู้บรรยายซะเอง โดยไม่ให้ประวัติศาสตร์ซ้ำรอยกับคนที่เคยจะฆ่าคุณผ่านการนำเสนอที่แสนจะทรมาน ด้วย 4 เทคนิคง่ายๆ ที่คนทำ PowerPoint ต้องห้ามพลาดด้วยประการทั้งปวงครับ

โฆษณา

ซ่อนสไลด์ไม่ให้แสดงในหน้านำเสนอ

ในบางครั้งเวลาในการนำเสนออาจถูกลดเวลาลงเหลือไม่มาก แต่สไลด์ที่เตรียมมานั้นมีมาก อาจจำเป็นต้องลบสไลด์ที่ไม่ต้องการทิ้งไปได้ แต่ผลงานที่อุตส่าห์ทำมาถ้าจะลบทิ้งก็เสียดาย แถมภายหลังอาจจะนำกลับมาใช้งานอีกได้ แต่ถ้าไม่ลบแล้วเราจะทำอย่างไร ผมก็ขอเสนอวิธีซ่อนสไลด์เหล่านั้นด้วย Hide Slide ซึ่งจะยังคงมีสไลด์นั้นอยู่แต่เมื่อนำเสนอสไลด์ที่ถูกซ่อนไว้จะไม่ถูกนำมาแสดง เพียงเท่านี้เราก็ไม่ต้องลบผลงานของเราทิ้งไปอีกแล้วครับ สำหรับวิธีการนั้นก็ง่ายแสนง่าย แค่คลิ้กขวาสไลด์ที่ต้องการซ่อนจาก Slide Preview แล้วก็เลือก Hide Slide ก็เป็นอันเสร็จ ส่วนวิธีการนั้นดูตัวอย่างในรูปจะเข้าใจง่ายขึ้นครับ

นำเสนอ PowerPoint อย่างมืออาชีพด้วย Show Presenter View

โดยปกติแล้วการนำเสนอไฟล์ PowerPoint นั้นก็มักจะต้องมีจอขนาดใหญ๋อย่างจอโทรทัศน์หรือจอโปรเจ็คเตอร์อยู่แล้ว ซึ่งจอมอนิเตอร์ของเครื่องคอมพิวเตอร์หรือโน้ตบุ๊กก็มักจะไม่ค่อยได้ใช้งานมากนัก แต่คุณสามารถนำจอมอนิเตอร์มาใช้เพื่อการนำเสนอพรีเซ็นเตชันอย่างมืออาชีพ โดยใช้ความสามารถขอว Show Presenter View ซึ่งจะใช้จอมอนิเตอร์เล็กๆ มาเป็นจอที่มีทั้งโน้ตย่อประกอบการนำเสนอและก็สไลด์พริวิวประกอบการนำเสนอ โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์กระดาษโน้ตย่อมาอ่านแต่อย่างใด ก็ใช้จอมอนิเตอร์ที่มีอยู่แล้วให้เป็นประโยชน์ ซึ่งวิธีการใช้ Show Presenter View จะทำได้อย่างไร เรามาติดตามได้เลยครับ

วาง Chart จาก Excel ใส่ PowerPoint ไม่ให้แก้ไขได้

การนำข้อมูลจากโปรแกรมหนึ่งไปยังอีกโปรแกรมหนึ่งของ Microsoft Office ถือว่าทำได้ง่ายดายมาก แถมยังเชื่อมโยงให้สามารถแก้ไขกันได้ด้วย อย่างเช่นการนำภาพ Chart จากตาราง Excel ไปใส่ในสไลด์ของ PowerPoint ก็สามารถทำได้ง่ายมากๆ แถมยังสามารถแก้ไขดดยคลิ้กที่ Auto Shape Chart แล้วคลิ้ก Edit Data โปรแกรม Excel ก็จะเปิดเอกสารตาราง Chart นั้นขึ้นมาให้แก้ทันที แต่ว่าถ้าไม่ต้องการให้มีคนมาแก้ไขได้ง่ายๆ ล่ะ จะใช้วิธีอย่างไร ก็ง่ายมากครับ ก็แทนที่จะ Paste แบบธรรมดา ก็เปลี่ยนเป็น Paste แบบ Special ให้กลายเป็นภาพไปก็สิ้นเรื่อง คราวนี้ก็ไม่มีใครมาแก้ไขข้อมูลใน Excel ได้อีกแล้ว หรือถ้าอยากแก้ไขจริงก็ต้องเหนื่อยไปใช้โปรแกรมตกแต่งภาพ แก้รูป Chart ให้วุ่นวายยากเย็นอีกด้วย ส่วนวิธีการทำอย่างไรนั้นมาดูกันครับ

ใส่ Hyperlink ข้ามไปยังหน้าสไลด์ที่ต้องการหน้า

นอกจากการใส่ Hyperlink ด้วย URL แล้ว เรายังสามารถใส่ Hyperlink ด้วยสไลด์ได้ด้วย โดยลิงก์ที่คลิ้กจะข้ามไปยังสไลด์ที่ระบุไว้ เหมาะสำหรับเอกสารที่ต้องการข้ามไสลด์ไปมา สำหรับวิธีที่จะใส่ Hyperling ด้วยสไลด์นั้นทำได้ดังนี้ครับ

เปลี่ยนการนำเสนอแบบเต็มจอมาเป็นหน้าต่าง Windows

เมื่อต้องการนำเสนอคุณสามารถกดปุ่ม F5 เพื่อเริ่มการนำเสนอแบบเต็มจอ แต่ในบางครั้งคุณอาจจำเป็นที่จะต้องแสดงผลหน้าต่างอื่นควบคู่กันไปด้วยจึงต้องสลับหน้าต่างไปมาแต่ก็ต้องซ่อนหน้าสไลด์นำเสนอทุกครั้ง แต่ก็มีวิธีที่จะเปลี่ยนการนำเสนอแบบเต็มจอให้กลายมาเป็นการนำเสนอในหน้าต่างที่สามารถย่อขยายได้ไม่ต้องเต็มจอเหมือนก่อน ซึ่งเพียงแค่ปรับแต่งนิดหน่อยก็สามารถเปลี่ยนเป็นหน้าต่างได้แล้ว มาดูกันครับว่าทำอย่างไร

ย่นไสลด์สั้นลงให้ทันเวลาที่ใช้นำเสนอด้วย Custom View

สมมุติว่าคุณเตรียมสไลด์มาสำหรับการนำเสนอ 1 ชั่วโมง และก็เตรียมาซะดิบดี แต่อีกไม่กี่นาทีกำหนดการณ์ถูกย่นให้สั้นลงเหลือแค่ครึ่งชั่วโมง คุณคงไม่มีเวลาไปแก้ไขอะไรมากนัก หรือถ้าจะลบสไลด์ก็ดูจะวุ่นวายทีเดียว คราวนี้ผมก็เลยเสนอวิธีในการเลือกไสลด์ที่สำคัญเท่านั้นในการนำเสนอ เพื่อให้สามารถย่นระยะเวลาในการนำเสนอให้ทันโดยไม่ต้องไปแก้ไขไฟล์เอกสาร PowerPoint ด้วย Custom Show สำหรับวิธีการนั้นติดตามกันได้เลยครับ

สร้างใบประกาศนียบัตรง่ายๆ ด้วยเทมเพลต จาก MS Office Online

ถ้าคุณเป็นคุณครูในโรงเรียน หรือประกอบธุรกิจอยู่ก็ตาม เชื่อว่าต้องมีการจัดการแข่งขันหรือมอบรางวัลให้แก่นักเรียนหรือพนักงานเป็นประจำอยู่แล้ว และมักจะต้องมีใบประกาศนียบัตรเพื่อเป็นกำลังใจในการทำความดี แต่จะสร้างแบบเองไปทำไมในเมื่อ Microsoft Office ได้จัดเตรียม Template ให้ดาวน์โหลดใช้งานได้ทันที ซึ่งวันนี้จะมาแนะนำ Template ที่เกี่ยวกับใบประกาศในรุปแบบต่างๆ กันครับ แถมยังไม่ต้องดาวน์โหลดจาก url แล้วติดตั้งอะไรให้วุ่นวาย เพราะสามารถสร้างเอกสารจากเมนู New แล้วเลือกจากโปรแกรมได้โดยตรง ส่วนจะทำอย่างไรนั้นติดตามได้เลยครับ

ลดขนาดลำดับหมายเลขให้พอดีกับข้อความใน Powerpoint

ใครที่เคยใช้ Numbering ใน PowerPoint จะทราบดีว่า เมื่อใช้ลำดับหมายเลขจะมีขนาดที่ใหญ่กว่าข้อความเสมอ แม้จะเปลี่ยนขนาดของข้อความแล้วก็ตาม แต่ก็มีเทคนิคในการลดขนาดลำดับหมายเลขให้พอดีกับข้อความได้ ด้วยการตั้งเปอร์เซนต์ของ Numbering ได้ดังนี้ครับ

สร้างบอลลูนป็อปอัพเมื่อคลิ้กไปบนสไลด์

บางครั้งที่คุณต้องการแสดงข้อมูลเพิ่มเติมที่อาจถูกซ่อนไว้ให้แสดงผลออกมาโดยใช้บอลลูนป็อปอัพ เมื่อมีการคลิ้กเมาส์ไปบริเวณใดบริเวณหนึ่งบนสไลด์ อย่างเช่นชี้ไปที่รูปหน้าของบุคคลใดก็จะปรากฏป็อปอัพโชว์เบอร์โทรศัพท์หรืออีเมล์ขึ้นมาทันที แต่น่าเสียดายที่ PowerPoint ไม่มีฟังก์ชันการสร้างบอลูนป็อปอัพโดยตรง แต่คุณก็สามารถใช้เทคนิคต่างๆ ที่มีอยู่เพื่อทำมันได้ ด้วยวิธี้นี้ครับ

สร้างปุ่มข้ามไปยังสไลด์ที่ซ่อนอยู่แล้วกลับมาสไลด์เดิม

ปกติแล้วสไลด์ที่ใช้ในการนำเสนอจะเรียงลำดับไปเรื่อยๆ การที่จะกลับไปยังหน้าใดหน้าหนึ่งนั้นก็ต้องค่อยๆ เลื่อนสไลด์ไปมา หรือหากมีสไลด์ที่ไม่สำคัญขนาดนำเสนอ ก็จะซ่อนหรือไม่ใส่ลงไปในสไลด์ แต่บางครั้งระหว่างการนำเสนอสไลด์ เกิดมีคนถามคำถามที่คุณมั่นใจว่าอาจมีคนถาม คุณสามารถเตรียมสไลด์คำตอบนั้นไว้ แล้วสร้างปุ่มเพื่อข้ามไปยังสไลด์คำตอบที่ซ่อนอยู่ได้ซึ่งมีวิธีการสร้างทางเลือกแบบนี้ได้ดังต่อไปนี้ครับ

ใส่เว็บลิงก์ใน PowerPoint ไม่ให้มีผลกระทบกับสไตล์ข้อความ

โดยปกติแล้ว หากมีการใส่ HyperLinks ลงไปในข้อความใด ข้อความนั้นก็จะเปลี่ยนสีและมีขีดเส้นใต้ และหากคลิ้กก็จะเปลี่ยนเป็นสีอื่น ซึ่งทำสีไม่เป็นไปเหมือนที่ตั้งใจไว้ แต่เรามีวิธีเด็ดๆ ที่จะทำให้ชี้ไปที่ข้อความแล้วกดเว็บลิงก์นั้นได้ โดยที่ข้อความไม่เปลี่ยนแปลงใดๆ ทั้งสิ้น ทำอย่างไรนั้นมาติดตามได้ที่บทความนี้ได้เลยครับ

ซ้อมการนำเสนอด้วยการจับเวลา Rehearse Timings

การซ้อมก่อนนำเสนอจะช่วยให้คุณสามารถกำหนดเวลาได้พอดีกับเวลาที่กำหนดการณ์ระบุไว้ ที่บางคนอาจใช้นาฬิกาจับเวลาเอง แต่ว่า PowerPoint ก็ได้เตรียมเครื่องมือในการจับเวลาไว้แล้วด้วย Rehearse Timmings ซึ่งมีขั้นตอนใช้งานดังต่อไปนี้ครับ

เทคนิคการตัดแบ่งข้อความขึ้นเป็สไลด์ใหม่ใน Outline

สำหรับคนที่ใช้ Outline เป้นประจำ คุณสามารถตัดข้อความที่ยาวจนเกินสไลด์เพื่อขึ้นสไลด์ใหม่ได้ โดยไม่จำเป็นต้องสร้างสไลด์ใหม่แล้วคัดลอกข้อความไปอีกสไลด์ เพียงแค่กด Enter ที่ข้อความใน Ouline เพียงเท่านี้ก็จะได้ข้อความที่พอดีกับพื้นที่ของสไลด์และข้อความที่เกินก็จะไปอยู่อีกไสลด์หน้าใหม่ทันที เรามาดูวิธีทำกันครับ

เปิดเส้น Grid and Guides เพื่อการจัดวางได้ตรงแนว

ปกติแล้ว PowerPoint มักจะเป็นโปรแกรมที่ต้องมีการวางภาพและข้อความในตำแหน่งต่างๆ ซึ่งแตกต่างจาก word และ excel ที่จะเป็นไปตามบรรทัดหรือตามเซล จึงเป็นการยากที่จะวางวัตถุต่างๆ ทั้งข้อความและรูปภาพหรือกราฟได้ตรงแนวหรือตำแหน่งได้พอดี วันนี้จึงอยากแนะนำเครื่องมือที่จะช่วยใ้ห้การจัดวางในตำแหน่งต่างๆ ของสไลด์ได้อย่างลงตัวพอดี ด้วย Grid and Guides ครับ

พิมพ์โน้ตย่อสไลด์ให้ประหยัดกระดาษอย่างไร

สำหรับคนที่ยังไม่ค่อยเก่งในด้านการนำเสนอผ่านสไลด์ หรือมีเวลาเตรียมตัวไม่มาก สิ่งหนึ่งที่ช่วยได้ก็คือการโน้ตย่อการนำเสนอว่ามีอะไรที่ต้องไม่ลืมบ้าง เพราะว่าสไลด์โดยปกติแล้วจะไม่ใส่ข้อความที่ยาวนัก มักมีเฉพาะหัวข้อ แล้วโน้ตย่อต่างๆ ก็ไม่มีใครใส่ลงไปใสสไลด์อย่างเด็ดขาด บางคนก็อาจจะพิมพ์โน้ตย่อใส่ Word แต่อาจจะมีปัญหาว่าไม่รู้โน้ตย่อนี้เป็นของสไลด์ไหน หรือจะพิมพ์โน้ตบ่อใส่ใน Notes Page ใน Powerpoint ก็ต้องเปลืองกระดาษเพราะเวลาพิมพ์ออกมา ก็จะใช้กระดาษ 1 แผ่นต่อ 1 สไลด์ แถมโน้ตย่อก็ไม่ได้ยาวอะไร วันนี้ผมจะมาแนะนำวิธีพิมพ์โน้ตย่อให้ประหยัดกระดาษ แล้วก็ไม่ทำให้โน้ตย่อสับสนกับสไลด์อีกด้วย มาดูวิธีกันครับ

นำเอกสาร Word ใส่ไลด์ใน PowerPoint ด้วย Slide from Outline

ความสามารถอีกอย่างหนึ่งของ PowerPoint 2007 ขึ้นมา ก็คือการนำเข้าเอกสาร Word ให้มาอยู่ใน PowerPoint ได้ โดยไม่จำเป็นต้องคัดลอกข้อความจากหน้าต่าง Word มาใส่ในสไลด์เหมือนแต่ก่อน โดยใช้ความสามารถที่เรียกว่า Slide from Outline ครับ

เลือกวัตถุใน PowerPoint อย่างง่ายดายด้วยปุ่ม Tab

ใครที่เคยใช้ PowerPoint ในการสร้างสไลด์นำเสนอเจ๋งๆ ให้มีการเคลื่อนไหวของวัตถุต่างๆ เช่นรูปวาด รูปภาพ หรือข้อความ ที่บางทีอาจเล็กมากจนเกินคลิ้กด้วยเมาส์ไม่โดน หรือซ้อนกันจนคลิ้กไงก็ไม่โดน การที่จะเลือกวัตถุเหล่านั้นเพื่อแก้ไขก็ต้องลากย้ายไปแอบบ้าง หรือค่อยๆ บรรจงคลิ้กให้ถูกบ้าง ทำให้การทำงานกับเอกสารลำบากเป็นอย่างมาก แต่โชคดีที่มีเทคนิคในการเลือกวัตถุเหล่านั้นได้ง่ายขึ้น โดยใช้ปุ่มเดียวนั้นคือปุ่ม Tab ไงครับ

นำเข้าตารางจาก Word ใส่ PowerPoint ให้ง่ายขึ้น

สมมุติว่าคุณต้องการนำเอาตารางใน  Word มาใช้ในการนำเสนอด้วย PowerPoint ผมเชื่อว่าหลายคนคงจะต้องคัดลอกตารางทั้งหมดจาก Word มาใส่ใน PowerPoint ซึ่งผลที่ได้ก็คือ แม้จะมีข้อมูลตารางเหมือนกัน แต่เหมือนกับความคมชัดมันลดลงไปซะอย่างงั้น ดูไม่ค่อยเหมือนกับตารางใน Word เท่าใดนัก และเมื่อจะแก้ไขอะไรก็ทำได้ยุ่งยาก เพราะ PowerPoint ไม่ได้มีไว้เพื่อทำงานกับตาราง ไม่เหมือนกับ Word ที่จะแก้ไขตารางได้ดีกว่า ดังนั้นเราจะมีวิธีอะไรในการนำเข้าตารางจาก Word มาได้เหมือนทุกกระเบียดนิ้วและสามารถแก้ไขตารางได้ใน Word และเชื่อมโยงการอัพเดทมายังตารางใน PowerPoint มาติดตามได้ในบทความนี้ครับ

ใส่วีดีโอ youtube ใน PowerPoint กันดีไหม

สำหรับการใส่วีดีโอในสไลด์ PowerPoint นั้นถือเป็นเรื่องปกติ เพราะตั้งแค่เวอร์ชัน 2007 เป็นต้นมา ก็มีปุ่ม Insert Video มาให้แล้ว แต่ทว่าถ้าอยากใส่วีดีโอที่มาจาก Youtube ล่ะจะมีวิธีทำอย่างไร ผมก็ได้สรรหาวิธีที่จะทำแบบนั้นมาให้แล้ว มาดูกันเลยครับ