เปิดเอกสารใหม่จากไฟล์เก่าได้รวดเร็วและปลอดภัย

หากคุณต้องการเปิดเอกสารใหม่โดยมีข้อมูลอยู่ในเอกสารเก่าอยู่ด้วย คุณอาจใช้วิธีเปิดเอกสารต้นฉบับแล้วค่อยคัดลอกข้อมูลทั้งหมดไปยังเอกสารใหม่ หรือไม่ก็ทำการคัดลอกไฟล์เอกสารนั้นแยกเป็นอีกไฟล์แล้วแก้ไขชื่อเอกสารแล้วเปิดใช้งาน ซึ่งแต่ละวิธีต้องอาศัยเวลาในหลายขั้นตอน แต่ผมมีวิธีที่เร็วและง่ายกว่านั้น เพียงแค่คลิ้กขวาทีไฟล์ต้นฉบัยแล้วเลือกเมนู New ก็จะได้ไฟล์เอกสารใหม่แต่ยังมีข้อมูลเหมือนต้นฉบับอยู่ และเมื่อบันทึกก็จะต้องตั้งชื่อใหม่ไม่ยุ่งเกี่ยวกับไฟล์ต้นฉบัยแต่อย่างใด เรามาดูวิธีที่ว่ากันครับ

Advertisement

เข้ารหัสให้กับเอกสารให้ปลอดภัยขึ้น

จากบทความก่อนหน้านี้ ใส่รหัสผ่านให้เอกสารกันเถอะ ผมได้แนะนำการใส่รหัสรักษาความปลอดภัยให้กับเอกสารได้ แต่ถ้าหากคุณยังไม่มั่นใจในการรักษาความปลอดภัยด้วยการใส่รหัสอย่างเดียว เราสามารถเพิ่มการเข้ารหัสไฟล์เอกสารเข้าไปอีก ด้วย Encrypt Document ครับ

ปักหมุดให้เอกสารที่ใช้งานบ่อยใน Recent Document

ถ้าคุณคลิ้กที่ปุ่ม Office คุณจะเห็นรายการเอกสารที่อยู่ใน Recent Document ซึ่งเอกสารเหล่านนั้นคือเอกสารที่เพิ่งเปิดใช้งานล่าสุดจะมาปรากฏอยู่ที่นี่ ทำให้เราเปิดใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องเข้าพาธให้วุ่นวายอีก แต่หากมีการเปิดใช้งานหลายๆ เอกสาร รายการเก่าๆ ก็จะหายไป ดังนั้นหากเอกสารที่คุณเปิดใช้งานบ่อยๆ หายไป ให้คลิ้กที่ปุ่ม Pin หรือปักหมุด เอกสารนั้นก็จะพร้อมให้เราเปิดใช้งานโดยไม่หายไปไหนอีก หากใครที่ยังไม่เห็นภาพ ดูวิธีการปักหมุดได้เลยครับ

แสดงนามสกุลไฟล์ Office ที่ซ่อนอยู่ให้เห็นกันเถอะ

ปัญหาหนึ่งที่หลายคนเจอก็คือ จะรู้ได้อย่างไรว่าไฟล์ไหนเป็นไฟล์ Doc ไฟล์ไหนเป็นไฟล์ DocX หรือเอกสารอย่างอื่นอีกมากมายที่ไม่รู้นามสกุล บางคนก็อาจจะดูตรง Properties ที่บางทีก็ไม่ได้บอกอีกว่าเป็นนามสกุลไรกันแน่ บางคนก็ดูจาก Icon ซึ่งมันก็คล้ายๆ กันอีก ปัญหาเหล่านี้มีมาตั้งแต่ Office 2007 ทำให้บันทึกไฟล์ผิดบ้าง บางทีก็บันทึกไฟล์ซ้ำบ้าง แล้วจะมองเห็นนามสกุลของไฟล์ Office อย่างไรล่ะ ผมก็นำวิธีที่จะมองเห็นนามสกุลของไฟล์มาฝากกันครับ

มาทำความรู้จักกับอินเตอร์เฟซใหม่ Office 2007 – 2010

แม้จะใช้งาน MS Office 2007 มาหลายปีแล้ว จนตอนนี้ก็มี MS Office 2010 ออกมาให้ใช้อีก แต่ผมเชื่อว่าบางคนก็ยังไม่คุ้นเคยกับ อินเทอร์เฟซแบบใหม่ซักที วันนี้เลยอยากมาแนะนำว่าไอ้อินเทอร์เฟซแบบใหม่นั้นแต่ละส่วนเขามีชื่อเรียกว่าอย่างไรคับ

Key Tips คีย์เดียวก็สั่งงานได้ไม่ต้องใช้เมาส์

การสั่งงานใน MS Office ส่วนใหญ่ก็จะใช้เมาส์คลิ้กเมนูหรือปุ่ม และบางครั้งก็ใช้ปุ่ม Ctrl + กับคีย์ต่างๆ เพื่อสั่งงาน แต่ก็ต้องจดจำคีย์ลัด แต่สำหรับ MS Office 2007 ได้เพิ่มความสามารถที่เรียกว่า Key Tips ซึ่งจะแสดงตัวอักษรกำกับที่เมนูใน Ribbon ทำให้ไม่ต้องจำคีย์ลัด เพียงแค่กด Alt 1 ครั้ง ก็จะแสดงคีย์ตัวอักษร แล้วก็กดคีย์ลัดแค่ 1 ครั้งก็เข้าเมนูหรือคำสั่งที่ต้องการได้แล้วครับ

เพิ่มปุ่มคีย์ลัดบน Title Bar

สำหรับปุ่มคีย์ลัดที่ใช้งานบ่อยๆ อย่าง Save หรือจะเป็น Undo และ Redo ผู้พัฒนาได้วางปุ่มเหล่านี้ให้อยู่ตรง Title Bar หรือติดกับปุ่ม Office เพื่อให้กดใช้งานได้สะดวกยิ่งขึ้น แต่รู้ไหมว่าเราสามารถเพิ่มปุ่มคำสั่งพิเศษที่แน่ใจว่าใช้งานบ่อยๆ ไว้จุดนี้ได้เหมือนกัน วิธีการก็ง่ายๆครับ ไปดูกันเลย

ซ่อน Ribbon เพิ่มพื้นที่ใช้งานด้วย Ctrl+F1

หลายคนอาจจะชื่นชอบเมนูแบบ Ribbon ที่อยู่ใน Microsoft Office 2007 แต่สำหรับหลายคนแล้วมันช่างไม่คุ้นเคยเอาเสียเลย แต่ปัญหาของ Ribbon ไม่ได้อยู่ที่ความไม่คุ้นเคยอย่างเดียว สำหรับคนที่มีหน้าจอเล็กๆ เจ้า Ribbon เนี่ยล่ะที่ทำให้พื้นที่ใช้างานมันหดหายไปตั้งเยอะ แล้วจะปิดมันไปเลยก็ไม่สามารถใช้งานได้สะดวกอีก ผมจึงแนะนำเทคนิคในการซ่อน Ribbon เมื่อเวลาที่คุณต้องเพิ่มพื้นที่ในการทำงานเอกสาร

บันทึกเอกสารอัตโนมัติได้ดั่งใจคุณ

ผมเชื่อว่าผุ้ใช้ MS Office ทุกคนต้องเคยเจอปัญหา เครื่องค้าง คอมพ์แฮงก์ โปรแกรมเอ๋อ หรืไม่ก็ไฟดับ จนทำให้งานเอกสารที่ทำอยู่เกิดหายวับไปกับตา จนบางคนอยากจะทุบจอมอนิเตอร์พัง ทั้งที่จอมันก็ไม่ได้ทำให้แฮงก์ซะหน่อย ถ้าจะลงไม้ลงมือ ก็น่าจะทำกับเคส ผมว่าจะยุติธรรมกับจอมากกว่านะครับ แล้วยิ่งงานเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลทุกวินาทีด้วยแล้ว หากต้องมานั่งทำใหม่คงจะปวดหัวอยู่ไม่น้อย โดยปกติแล้วหากคุณไม่ได้บันทึกงานก่อน หากเกิดเหตุการณ์ที่กล่าวมาข้างต้น ก็คงไม่สามารถกู้คืนอะไรได้เลย (ยกเว้นในเวอร์ชั่น 2010 ที่ไม่ต้อง Save งานก็จะกู้คืนได้ซะด้วย ของเขาดีจริง) แต่หากบันทึกไปแล้ว ก็สามารถกู้คืนได้แต่อาจจะเป็นงานเมื่อ 10 นาทีก่อนหน้านี้ จะดีกว่าไหมถ้าสามารถตั้งค่าให้กับการบันทึกไฟล์อัตโนมัติตามเวลาที่คุณต้องการได้อย่างการบันทึกทุกนาที ซึ่งหากไฟล์เอกสารไม่ได้ใหญ่โตเป็น 100 MB ก็แทบจะไม่เห็นว่าโปรแกรมกำลังบันทึกอัตโนมัติอยู่ เรามาดูวิธีการตั้งค่าเวลาบันทึกอัตโนมัติกันครับ

วิธีป้องกันและแก้ปัญหาเอกสารรุ่นใหม่เปิดกับรุ่นเก่าไม่ได้

ถึงจะเป็นเรื่องง่ายๆ ที่หลายคนรู้แล้วในการบันทึกไฟล์เอกสารจาก MS Office 2007 หรือ 2010 ที่ใช้ไฟล์เอกสารเป็น DOCX ให้เปิดกับ MS Office 97-2003 ได้ แต่ก็ยังมีคนอีกจำนวนมากที่ยังไม่รู้ และยังยินดีที่จะใช้ MS Office ในเวอร์ชันเก่าๆ อยู่ ดังนั้นปัญหาในการเปิดไฟล์เอกสารใหม่อย่าง DOCX ไม่ได้ก็ยังเกิดขึ้นต่อไป ผมจึงมีแนวทางในการแก้ปัญหานี้มาฝากกันโดย แนวทางแรกคือการป้องกันไม่ให้เกิดปัญหา โดยให้บันทึกไฟล์เอกสารจาก DOCX เป็น DOC ธรรมดา โดยตั้งค่าการบันทึกพื้นฐานเป็นไฟล์เอกสาร MS Office 97-200

ใส่รหัสผ่านให้เอกสารกันเถอะ

เมื่อหลายอาทิตย์ก่อน พี่สาวของผมมีความจำเป็นต้องส่งไฟล์เอกสารที่มีข้อมูลบัตรเครดิตของธนาคารผ่านทางอีเมล์ ซึ่งหากข้อมูลภายในเอกสารถูกดักจับระหว่างการส่ง คงสร้างความเสียหายให้กับธนาคารและพี่สาวผมเป็นอย่างมาก ดังนั้นพี่สาวผมจึงใช้วิธีการส่งโดยการบีบอัดไฟล์ด้วยโปรแกรม winzip และใส่รหัสผ่านในการคลายไฟล์ แต่ผลปรากฏว่าไมสามารถส่งไฟล์ zip ที่ใส่รหัสผ่านทาง hotmail ได้ ซึ่งผมก็ไม่ทราบสาเหตุว่าทำไมถึงส่งไม่ได้ ผมเลยแนะนำให้พี่สาวใช้ความสามารถของ MS Office ที่ใส่รหัสให้กับไฟล์เอกสารได้ ก็เลยจัดการใส่รหัสและส่งไฟล์เอกสารผ่านทางอีเมล์ได้อย่างราบรื่นและง่ายดาย แต่เชื่อว่าหลายคนที่กำลังอ่านบทความนี้ คงสงสัยว่าแล้วจะใส่ยังไงล่ะ ผมก็เลยถือโอกาสนี้ แนะนำขั้นตอนการใส่รหัสผ่านให้กับไฟล์เอกสาร ซึ่งมันไม่ได้ยุ่งยากอะไรเลยซักนิด มาดูกันครับ