เปลี่ยนสูตรยุ่งยากให้เข้าใจง่ายด้วย Define Name


 บางครั้งขอบเขตของข้อมูลที่เป็นสูตรเช่น A1:Z10 อาจทำให้คุณอ่านได้ยากยิ่ง แต่ถ้าหากขอบเขตข้อมูลนั้นถูกเปลี่ยนเป็นหัวข้อหรือชื่อขอบเขตข้อมูลแทน จะทำให้คุณอ่านและเรียกใช้งานได้ง่ายขึ้น และวิธีการเปลี่ยนสูตรวุ่นวายซับซ้อนให้กลายเป็นคำง่ายๆ ก็ทำได้ด้วย Define Name นั้นเองครับ ส่วนวิธีการที่จะเปลี่ยนทำอย่างไรนั้นติดตามได้ดังนี้ 

1.ให้สร้างชุดข้อมูลที่มีเขตข้อมูลซักชุดสองชุดก่อน
2.จากนั้นก็คลิ้กที่เซลที่ต้องคำนวณจากเขตข้อมูล ซึ่งปกติก็ต้องใส่สูตรคำนวณอย่าง =SUM(B2:B4)
3.แต่เราสามารถแทนเขตข้อมูล B2:B4 ให้เป็นหัวข้อแทนได้ =SUM(Monthly_Totals)

1.ให้กำหนดขอบเขตข้อมูลโดยเลือกเซลที่ต้องการรวมข้อมูล
2.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Formulas
3.คลิ้กที่ปุ่ม Define Names
4.แล้วกดปุ่ม Define Name
5.โดยปกติแล้วก็จะใส่หัวข้อด้านบนเขตข้อมูลให้อัตโนมัติ แต่ถ้าอยากเปลี่ยนก็แก้ไขได้ในช่องนี้
6.เสร็จแล้วกดปุ่ม OK

1.ให้คลิ้กที่เซล B4 แล้ว
2.ให้เปลี่ยนสูตรเป็น =SUM(Monthly_Totals)
3.ซึ่งหากพิมพ์ =SUM(Mon แค่นี้ก็จะมีสูตรแนะนำขึ้นมาดังภาพ โดยคลิ้กที่สูตรนั้นก็ไม่ต้องนั่งพิมพ์สูตรเองให้จบ
4.ผลลัพธ์ที่ได้ก็จะเหมือนกับการใช้สูตร =SUM(B2:B4)

1.ส่วนในคอลัมน์อื่นๆ ก็ให้ทำเหมือนในรูปภาพที่ 1 2 3 ตามลำดับ
2.จากนั้นก็ลองเปลี่ยนสูตรโดยใช้ชื่ออ้าองอิงแทน ซึ่งเราสามารถนำชื่อกำหนดเหล่านี้มาใช้งานในสูตรคำนวณได้ปกติครับ

—– วิธีนี้จะช่วยคนที่ยังงงๆ กับชื่อระบุเซลอย่าง A1 แต่ถนัดที่จะดูชื่อเขตข้อมูลเป็นคำที่มีความหมายแทน แต่ว่าอาจจะต้องเสียเวลาในการนั่งกำหนดเขตข้อมูลก่อนซักหน่อย แต่ว่าผลที่ได้สามารถนำเอาชื่อเขตข้อมูลมาแทนสูตรยาวๆ ให้เข้าใจง่าย ใช้งานง่ายอีกด้วยครับ ยังไงก็อยากให้นำไปประยุกต์ใช้โดยเฉพาะบางเขตข้อมูลที่มันเยอะจนสูตรเซลยาวเป็นร้อยๆ เซล ***ที่มา http://www.homeandlearn.co.uk/excel2007/excel2007s7p6.html*** —–

Advertisements