ตรวจทานเอกสารที่สะกดผิดด้วย Spell & Grammar


   ความสามารถหนึ่งของ MS Office ที่ผมชอบอย่างหนึ่งก็คือการสะกดคำผิด แล้วก็แก้ให้เป็นคำศัพท์ที่ถูกต้อง คำที่สะกดผิดนั้นก็เกิดได้จากที่รู้และเผลอพิมพ์ หรือไม่ก็ไม่รู้ว่าสะกดอย่างไร ก็สะกดมั่วๆ ไปก่อน ดังนั้นเครื่องมือนี้จะช่วยแจ้งเตือนและระบุว่าคำที่เขียนอยู่นั้นสะกดผิดหรือไม่ ทำให้เราสามารถแก้ไขคำศัพท์ได้อย่างถูกต้องครับ

1.เมื่อเจอคำศัพท์ที่สะกดผิดมันจะขีดเส้นใต้หยักสีแดง
2.ให้ไปที่เมนู Review
3.แล้วกดปุ่ม Spelling & Grammar
4.หรือไม่ก็กดแค่ปุ่ม F7

1.เมื่อหน้าต่าง Spelling & Grammar เปิดขึ้นมาจะมีคำศัทพ์ที่ถูกต้องปรากฏขึ้นในกล่องรายการ Suggestion ซึ่งในกรณีที่มีคำเหมือนกันหลายๆ คำจะมีหลายรายการให้เลือก แต่ในกรณีนี้มีแค่รายการเดียว โดยโปรแกรมจะเดาคำศัพท์ที่ถูกต้องมากให้ เลือกคำที่คิดว่าถูก
2.จากนั้นก็กดปุ่ม Change เพื่อแก้ไขคำนั้นให้ถูกต้อง
3.ส่วนในกรณีที่คิดว่าคำศัทพ์ที่เราพิมพ์นั้นน่าสะกดถูกต้องแล้วกดปุ่ม Ignore Once เพื่อข้ามการแก้ไขได้เลยครับ
4.ผลลัพธ์คือคำศัพท์ที่ผิดก็จะถูกแก้ไขให้ถูกทันทีครับ

—– ผมเชื่อว่าส่วนใหญ่ก็จะรู้เทคนิคในการแก้ไขคำสะกดผิดกันอยู่แล้ว แต่ใครที่ยังไม่รู้ก็นำไปใช้ดูครับมีประโยชน์มาก โดยเฉพาะเอกสารที่มีข้อความจำนวนมาก ซึ่งบางครั้งอาจพิมพ์ตกหล่น ก็ให้ Word ช่วยหาคำที่เขียนผิดแล้วก็แก้ให้ทันที ในตัวอย่างนี้ผมใช้คำศัพท์ภาษาอังกฤษนะครับ ใครใช้เวอร์ชันภาษาไทยก็จะมีการสะกดคำภาษาไทยให้ด้วย ดังนั้นไม่ต้องห่วงครับ แก้ไขคำศัพท์ภาษาไทยได้แน่นอน —–

Advertisements