แทนที่ข้อความให้ถูกทั้งเอกสารด้วย Find & Replace


   หลายคนคงคุ้นเคยกับการพิมพ์คำศัพท์ที่ใช้เป็นประจำ แต่ไม่รู้ตัวมาก่อนว่า คำนั้นพิมพ์ผิดมาตลอด ยกตัวอย่างเช่นผมชอบพิมพ์คำว่า เกมส์ ซึ่งจริงๆ แต่ที่ถูกต้องคือ เกม ถ้าต้องมานั่งแก้คำที่ผิดทั้งเอกสารทีละตัว ซึ่งบางทีอาจมีไม่ตำกว่า 100 คำ คงไม่สนุกแน่ แถมถ้าแก้ทีละตัวก็อาจมีตกหล่นแก้ไขไม่ครบก็ได้อีกต่างหาก ดังนั้นจึงขอแนะนำ เคล็ดลับที่จะมาแก้ปัญหานี้ นั้นคือ Find & Replace ซึ่งเป็นวิธีการแทนที่คำผิดคราวล่ะมากๆ ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

1.เปิดเอกสารที่ต้องการแก้ไข โดยให้จำหรือคัดลอกคำที่ผิดเอาไว้ใน Clipboard โดยกด Ctrl + C
2.จากนั้นกดคีย์ลัด Ctrl+F หรือคลิ้กที่เมนู Home
3.คลิ้กที่ปุ่ม Replace ในหัวข้อ Editting
4.คลิ้กที่แถบ Replace
5.วางคำที่ผิดลงไปในช่อง Find What โดยกด Ctrl + V
6.จากนั้นในช่อง Replace with พิมพ์คำที่ถูกต้องที่ต้องการแทนที่ลงไป
7.แล้วกดปุ่ม Replace All
8.จากนั้นจะมีหน้าต่างยืนยันย่าต้องการแทนที่หรือไม่ ซึ่งจะบอกจำนวนว่ามีกี่คำที่จะแทนที่ กดปุ่ม Yes
9.แล้วก็กดปุ่ม OK อีกครั้งเป็นอันเสร็จสิ้นการแก้ไขครับ

—– ผลลัพธ์ที่ได้คำว่า เกมส์ ก็จะถูกแทนที่จนเป็นคำว่า เกม  ทั้งหมดถึง 384 คำ ซึ่งทำให้เราแก้ไขงานเอกสารได้รวดเร็วถูกต้องแม่นยำมากขึ้่น แต่การแทนที่ต้องระวังในเรื่องคำที่พ้องรูปหรือผสมคำใกล้เคียงกันด้วยนะครับ เพราะบางทีอาจไปเปลี่ยนแทนที่คำบางคนจนผิดความหมาย เพื้ยนไปเลยก็มี ดังนั้นก็ควรตรวจทานเอกสารอีกครั้ง หรือจะใช้การตรวจคำศัพท์ด้วยพจจนานุกกรม ซึ่งจะแนะนำในโอกาสต่อไปครับ —–