วิธีป้องกันและแก้ปัญหาเอกสารรุ่นใหม่เปิดกับรุ่นเก่าไม่ได้


 ถึงจะเป็นเรื่องง่ายๆ ที่หลายคนรู้แล้วในการบันทึกไฟล์เอกสารจาก MS Office 2007 หรือ 2010 ที่ใช้ไฟล์เอกสารเป็น DOCX ให้เปิดกับ MS Office 97-2003 ได้ แต่ก็ยังมีคนอีกจำนวนมากที่ยังไม่รู้ และยังยินดีที่จะใช้ MS Office ในเวอร์ชันเก่าๆ อยู่ ดังนั้นปัญหาในการเปิดไฟล์เอกสารใหม่อย่าง DOCX ไม่ได้ก็ยังเกิดขึ้นต่อไป ผมจึงมีแนวทางในการแก้ปัญหานี้มาฝากกันโดย แนวทางแรกคือการป้องกันไม่ให้เกิดปัญหา โดยให้บันทึกไฟล์เอกสารจาก DOCX เป็น DOC ธรรมดา โดยตั้งค่าการบันทึกพื้นฐานเป็นไฟล์เอกสาร MS Office 97-200

วิธีป้องกันปัญหา โดยตั้งค่าการ Save ให้เป็นเอกสารรุ่นเก่า

1. คลิ้กปุ่ม Office ด้านมุมบน
2.แล้วคลิ้กเลือกที่เมนู Save As (ในกรณีที่ไม่ต้องการตั้งค่าเริ่มต้น แค่บันทึกแบบเเฉพาะกิจให้คลิ้กที่เมนู Word 97-2003 Document แทน)

1.ในกรณีนี้เราต้องการตั้งค่าบันทึกพื้นฐานให้กดปุ่ม Tools
2.แล้วคลิ้กเลือกที่เมนู Save Options…

1.คลิ้กที่เมนู Save
2.คลิ้กที่กล่องรายการใน Save files in this format
3.คลิ้กเลือกที่รายการ “Word 97-2003 Documents (*.doc)
4.เสร็จแล้วกดปุ่ม OK

     แค่นี้ทุกครั้งที่ทำการบันทึกไฟล์เอกสารก็จะไม่บันทึกเป็นไฟล์ DOCX อีกต่อไป เพราะจะบันทึกเป็นไฟล์เอกสารที่ใช้กับเวอร์ชั่น 97 – 2003 ได้ทันที แต่ในกรณีที่บันทึกเป็นไฟล์ DOCX ไปแล้วจะแก้ปัญหาอย่างไรดีให้เปิดกับ MS Office เวอร์ชั่น 97-2003 ได้ ผมก็หาวิธีมาให้เรียบร้อยแล้วครับโดย

วิธีแก้ไขปัญหา โดยการแปลงไฟล์ *.DocX รุ่นใหม่ให้เป็นไฟล์ *.Doc ให้เปิดใช้งานได้กับรุ่นเก่า

1.ดาวน์โหลดโปรแกรม FileFormatConverters (คลิ้กที่นี่เพื่อดาวน์โหลด) เมื่อดาวน์โหลดเสร็จก็ทำการติดตั้งจากไฟล์ FileFormatConvertes.exe

1.กาถูกที่หัวข้อ Click here to accept …
2.จากนั้นกดปุ่ม Continue

1.รอการติดตั้งซักครู่ โปรแกรมนี้จะทำการเพิ่มความสามารถในการเปิดไฟล์ DOCX, XLSX, PPTX ได้จากโปรแกรม MS Office 2003

ทดลองเปิดไฟล์ DocX ใน MS Office Word 2003 เปิดใช้งานได้ไม่มีปัญหา

—– อาจจะมีบางคนคิดว่ายังมีคนใช้ MS Office 2003 กันอยู่หรือ ผมก็ตอบว่ามีเยอะทีเดียวครับ เนื่องจากในเวอร์ชัน 2007 และ 2010 เปลี่ยนเมนูเป็นแบบ Ribbon ทำให้หลายคนไม่อยากจะไปศึกษาการใช้งานใหม่ แต่ผมแนะนำว่าถ้ามีโอกาสเปลี่ยนเป็นเวอร์ชันใหม่ ก็เปลี่ยนเถอะครับ เพราะมันยังมีความสามารถอีกมากมายที่เวอร์ชัน 2003 ทำไม่ได้ และในเวอร์ชั่น 2010 นั้นสามารถสร้างเอกสารให้สวยงามกว่าเดิมเยอะเลยครับ โดยเฉพาะ PowerPoint แต่ใครที่ยังใช้รุ่นเก่าอยู่แล้วมีปัญหาก็นำเอาวิธีที่แนะนำไปใช้งานได้เลยครับ —–