มากรองข้อมูลให้ดูสะดวกด้วย Excel


   การจัดเก็บข้อมูลในตาราง Excel นั้นมักจัดเก็บเป็นแถวและคอลัมน์ซึ่งมักจะเก็บข้อมูลในลักษณะเดียวกันในคอลัมน์เดียวกัน เช่นยี่ห้อของเฟลชไดรฟ์ ก็จะประกอบไปด้วย Kingston, Apacer, Sandisk เป็นต้น ส่วนความจุก็จะแบ่งออกเป้น 2GB, 4GB, 8GB และอื่นๆ อีก ซึ่งหากข้อมูลที่จัดเก็บมีชุดข้อมูลจำนวนมาก การเรียกดูก็ค้องต้องเลื่อนหน้าเอกสารไล่ดูข้อมูลที่ต้องการอย่างยากลำบาก ซึ่งในกรณีที่ผมต้องการเลือกดูเฉพาะเฟลชไดร์ฟที่มีขนาด 2GB และ 4 GB เท่านั้น ก็ต้องคัดลอกเฉพาะแถวที่มีความจุที่ต้องการแล้วไปสร้างอีกชีทหนึ่ง ดังนั้นผมจึงอยากแนะนำเทคนิคให้การเรียกดูข้อมูลที่ทำได้สะดวกรวดเร็วและหาข้อมูลได้ตรงความต้องการได้มากที่สุด โดยใช้ Filter ใน Excel หรือการกรองข้อมูลนั้นเอง

1. ให้เปิดหรือเอกสารที่มีการแบ่งประเภทของข้อมูลเอาไว้แล้ว
2.และอย่าลืมว่าต้องมีหัวข้อของคอมลัมน์นั้นอยู่ในแถวแรกด้วย ในที่นี้คือ รหัส / ยี่ห้อ / ความจุ / ราคา

1.คลิ้กที่ช่องแรกที่เป็นหัวข้อ
2.จากนั้นคลิ้กเลือกไปที่เมนู Data
3.จากนั้นคลิ้กเลือกที่ Filter
4.แล้วภายในเซลหัวข้อในแถวแรกก็จะมีปุ่มรายการปรากฏขึ้นมาต่อถ้ายช่อง ให้คลิ้กที่ปุ่มนี้
5.จะปรากฏหน้าต่างขึ้นมา คุณสามารถสามารถกรองข้อมูลที่ต้องการเรียกดูได้ โดยในตัวอย่างผมคลิ้กปุ่มรายการเมนูในหัวข้อ ความจุ โดยเลือกกรองความจุของเฟรชไดร์ฟ ที่มีขนาด 2GB และ 4GB เท่านั้น
6.จากนั้นกดปุ่ม OK

ผลลัพธ์ที่ได้ก็จะแสดงรายการเฟลชไดร์ที่มีความจุ 2GB และ 4GB ของทกยี่ห้อปรากฏขึ้นมา ทำให้การเปรียบเทียบข้อมูลนั้นทำได้ง่ายขึ้น ซึ่งคุณก็สามารกรองในหัวข้ออื่นให้ละเอียดยิ่งขึ้นไปอีกก็ได้

—– ในกรณีที่ผมต้องการหาซื้อเฟลชไดร์ฟที่มีราคาไม่เกิน 300 บาทก็เพียงแค่กรองที่ราคาโดยตั้งค่าไว้ว่าโดยกรองเฉพาะราคาที่น้อยกว่า 301 บาท เพียงเท่านีั้ก็จะแสดงรายการเฟลชไดร์ทุกรุ่นทุกความจุที่มีราคาไม่เกิน 300 บาทปรากฏขึ้นมา ต่อไปนี้เวลาต้องการเรียกดูข้อมูลก็ลองใช้วิธีการกรองแบบนี้ รับรองว่าทำงานได้ง่ายยิ่งขึ้นไปอีกครับ —–

Advertisements